Siirry sisältöön
Puolita turhauttavat työt
Löytyykö yrityksestänne turhauttavia rutiinitöitä, jotka:
- suorastaan tuhlaavat työaikaa
- pidentävät toimitus- tai vasteaikoja
- kasvattavat virheiden mahdollisuutta
- hiertävät työntekijöiden hermoja
- vieritetään asiakkaan vastuulle
..MUTTA jotka olisivat automatisoitavissa?
Tiedätkö, kuinka paljon voisit säästää euroja, mikäli turhauttavat manuaaliset työvaiheet voitaisiin puolittaa?
Tuotannossa
”Tilaustiedot päivitetään käsityönä eikä meille voi jättää tilauksia kuin virka-aikana.”
Asiakaspalvelussa
”Vastausajat ovat pitkiä, koska pyyntöjä tulee sähköposteihin ja puhelimeen ja ne pitää kirjata käsin järjestelmään.”
Työkalujen käytön osalta
”Käytössä on useita järjestelmiä, joiden välillä ei tieto liiku. Jotkut järjestelmät ovat vanhoja ja kankeita.”
Myyjien ajankäytössä
”Jokainen myyjä kollaa erikseen eri paikoista tarjouspyyntöjä ja liidejä. Joskus soittavat vielä peräkkäin samalle asiakkaalle.”
Esimerkkejä rutiinityön aut0matisoinnista:
Mitä turhauttava rutiinityö maksaa?
Työtehtävä:
Tilaukset tulevat sähköpostiin (200 kpl/kk).
Tilaukset syötetään manuaalisesti toiminnanohjausjärjestelmään
(10 min/tilaus).
Työaika 2000 min/kk.
Palkkakustannus 35 €/h.
Työn kustannus:
1 116 €/kk
14 000 €/vuosi
70 000 € / 5 vuotta
Mitä jos tilaukset luettaisiin sähköpostista automaattisesti?
Mitä turhauttava rutiinityö maksaa?
Työtehtävä:
Tuotteita valmistuu linjastolta 20 kpl/vko.
Kun tuote on valmis, se pakataan ja lähetetään asiakkaalle.
Tilauksen valmistuminen sekä osoitekortti tehdään manuaalisesti. Samoin kirjaus toiminnanohjausjärjestelmään (20 min/tuote.)
Työaika 1 600min/kk
Palkkakustannus 35 €/h.
Työn kustannus:
933 €/kk
11 200 €/vuosi
56 000 €/5 vuotta
Mitä, jos tuotteen valmistuminen merkittäisiin automaattisesti ERP:iin
ja osoitekortti tulostuisi nappia painamalla tai jopa automaattisesti?
Asiakkaalle lähetettäisiin tieto, että tuote on valmistunut ja seuraavaksi on
vuorossa lähetys?
AAGO
– PUOLITA TURHAUTTAVAT RUTIINITYÖT
Etsitään yrityksen toiminnasta turhauttavia/aikaa vieviä työvaiheita.
Automatisoidaan ne työvaiheet, joista saadaan nopeasti isoja hyötyjä.
Kerätään kokemuksia ja tietoa automaation kehittämiseksi.
Optimoidaan ja viritetään automaatioita, kehitetään raportteja ja mietitään uusia toiminnan kehityskohteita.
Kaikista yrityksistä löytyy tehostamisen paikkoja. Anna meidän löytää ne!
Puolita turhauttavat työt
Läpivalaise
Tunnistetaan toimintaanne
kuormittavat pullonkaulat
Testaa ja Todenna
Pilotoidaan automatisoinnin hyödyt esiin
Automatisoi
Tehostetaan toimintaanne poistamalla
pullonkaulat
Kerää ja Optimoi
Toteutetun automatisoinnin viritys
PROSESSIEN DIGITALISOINNIN TARPEET
Tieto
Tietoa kerääntyy yrityksen joka toiminnosta valtavasti. Onkin tärkeää, että tieto on saatavilla, se on virheetöntä ja ajantasaista, jotta yrityksen toiminta on tehokasta. Työntekijöille tulisi tarjota kaikki tarvitsemansa tieto yhdestä paikasta, jotta heidän ei tarvitse vaihdella vaivalloisesti eri järjestelmien välillä. Virheiden määrä moninkertaistuu, mikäli tietoa joudutaan vielä käsin siirtämään järjestelmästä toiseen. Tietoa on usein tarve myös rikastaa. Tiedon lähdejärjestelmä ei aina taivu tähän ja yhdenkin lisäkentän tekeminen järjestelmään on työn ja tuskan takana.
Prosessien tehostaminen
Toistuvien rutiinitehtävien automatisointi on yleisin syy digitalisointitarpeen syntyyn. Tuotantoprosesseissa voi olla myös pullonkauloja, joista halutaan päästä eroon. Usein tämä liittyy tiedon käsittelyyn, siirtämiseen tai erilaisiin hyväksyntäprosesseihin. Tavoitteena on toimintojen saaminen nopeiksi sekä virheettömiksi.
Etätyö
Työtä tehdään yhä enemmän muualla kuin toimistolla. Työntekijöille tulee tarjota helppo tapa päästä tarvitsemaansa dataan ja työkaluihin käsiksi ajasta ja paikasta riippumatta.
Työntekijöille räätälöity
Intrexx-ratkaisussamme jokaiselle työntekijälle tarjotaan henkilökohtainen käyttöliittymä, jonka he voivat personoida omaan käyttöönsä sopivaksi. Roolipohjaisen käyttäjähallinnan ansiosta jokainen työntekijä näkee vain sellaiset sovellukset ja dokumentit, joihin hänellä on luku- ja muokkausoikeus. Tämän seurauksena työntekijät näkevät yksilöllisessä näkymässään vain heille relevanttia informaatiota. Tämä ominaisuus lisää tietoturvaa ja parantaa käytettävyyttä tuomalla käyttäjälle kaiken, mutta hänelle vain olennaiset tiedot ja toiminnot ensisijaisesti näkyville.
Miten lähteä liikkeelle?
-
Nykytilanne-analyysi: Kartoita pullonkaulat ja aikasyöpöt
Pohdintavaihe on hyvä alku: arvioi, mitkä prosessit ovat hyödyllisiä ja mitä pitää parantaa. Mikäli jokin ei toimi analogisesti, se ei automaattisesti muutu digitalisoimalla paremmaksi. Prosessien digitalisominen ei auta, mikäli ongelma on prosessissa itsessään.
-
Suunnitelma digitaaliseen muutokseen
Laadi suunnitelma, joka käsittää yhtä lailla budjetin kuin myös koko muutostyön selvityksen. Käyttöönottosuunnitelma on tässä keskeinen: määrittele, mitä vaiheita projektin loppuun vieminen vaatii.
-
Kumppaneiden ja alustan kartoitus
Mieti, pystytkö toteuttamaan suunnitelman itse vai tarvitsetko siihen apua eri kumppaneilta. Kumppaneilla voi olla myös hyviä vinkkejä itse automatisoinnin suorittavan alustan valintaan – mikä toimii missäkin tehokkaimmin ongelman ratkaisujana.
-
Toteuta, testaa ja kerää palaute
Laadi vielä toteutussuunnitelma, jossa kuvataan ainakin yleisesti tekninen arkkitehtuuri, jolla ratkaisu toteutetaan sekä tarkemmin yksittäiset toiminnot ja vaiheet. Ota prosessiin kuuluvat henkilöt mukaan jo alussa ja testaa mallia sekä ratkaisua palautteen saamiseksi. Näin varmistat julkaistavan version toimivuuden sekä vähennät mahdollista muutosvastarintaa käyttäjissä.
-
Julkaisu ja tuotetuki
Kun ratkaisua on testattu ja pilotoitu riittävästi, ota ratkaisu käyttöön. Päivitä ohjeet ja prosessikuvaukset uuden toimintamallin mukaiseksi, kouluta käyttäjät ja kerro, mistä he saavat tarvittaessa tukea uuden ratkaisun käytössä. Pyydä hetken kulutta palautetta ratkaisusta, jotta viimesetkin haasteet saadaan taklattua ja prosessi suunniteltuun kuntoon.
Tarvitsevatko prosessinne digitalisaatiota?
Varaa juttuhetki Jyrkin kalenteriin!
