Digitaaliset palvelut liiketoiminnan tukena

Tietoa kerääntyy yrityksen joka toiminnosta valtavasti. Onkin tärkeää, että tieto on saatavilla, se on virheetöntä ja ajantasaista, jotta yrityksen toiminta on tehokasta. Työntekijöille tulisi tarjota kaikki tarvitsemansa tieto yhdestä paikasta, jotta heidän ei tarvitse vaihdella vaivalloisesti eri järjestelmien välillä. Virheiden määrä moninkertaistuu, mikäli tietoa joudutaan vielä käsin siirtämään järjestelmästä toiseen. Tietoa on usein tarve myös rikastaa. Tiedon lähdejärjestelmä ei aina taivu tähän ja yhdenkin lisäkentän tekeminen järjestelmään on työn ja tuskan takana.

Yrityksen tuoterekisterinä riittää usein hyvin pieni määrä tietoa: tuotenumero, nimi, ehkä lyhyt kuvaus ja tuoteryhmä sekä muutama hintatieto. Siinä vaiheessa kun järjestelmä halutaan kytkeä verkkosivuille tuotteita esittelevälle laskeutumissivulle tai verkkokauppaan, ei edellä kuvatuista tiedoista saada lähellekään riittävästi tietoa loppuasiakkaita varten.

Perustuoterekisteriä voidaan laajentaa antamalla tuotteille lisätietoja, kuten laajemmat ja rikkaammat muotoillut tekstikappaleet, kuvat, videot, ja taulukot. Tuotteeseen voidaan liittää myös muita liitteitä kuten vaikkapa pdf-esite. Sen lisäksi on huomioitava hakukoneoptimointia varten erilaiset meta-kentät sekä nätti URL-osoite tuotteen verkkosivuille. Nämä tiedot tallennetaan Tuoterekisteriin ja julkaistaan verkkopalveluun.

Myynti on lähes jokaisen yrityksen pääprosesseja ja se tulee hoitaa hyvin ja tehokkaasti, jotta yritys menestyy. Liidit kirjataan järjestelmään ja ne jalostetaan myyntiprojektissa tiedon lisääntyessä tarjoukseksi. Lähetetyn tarjouksen tiedot tallentuvat järjestelmään ja myyntiä johtavat henkilöt näkevät esim. tarjouskannan, hitrate:n ja muita olennaisia KPI-lukuja.

Myyntiprojektiin liittyy aktiviteetteja kuten tapaamisia, puheluita ja sähköpostiviestejä. Nämä kirjataan järjestelmään, jotta muutkin yrityksessä tarvittaessa tietävät, mikä kyseisellä myyntiprojektilla tapahtuu eikä tieto ole vain yksittäisen myyjän ”pöytälaatikossa”.

Asiakkaiden tekemät tilaukset kirjataan tilauksiksi järjestelmään ja liitetään tilaukselle niin tilaava yritys kuin tarvittaessa henkilökin. Tilaus voi käynnistää taustalla erilaisia prosesseja: esim. luoda työmääräyksen tuotantoa varten, aktivoida tilausnäkymän digitaaliseen palvelukanavaan tai yksinkertaisesti lähettää sähköpostin tiedoksi uudesta tilauksesta.

Tilauksista muodostetaan laskutusaineisto, joka siirretään varsinaiseen laskutus- ja kirjanpitojärjestelmään laskun toimitusta varten.

Erilaiset sopimukset on hyvä kerätä yhteen paikkaan talteen. Sopimukseen liitetään järjestelmään tallennetut sopimusosapuolet, sopimuksen tärkeät päivämäärät kuten voimassa ole sekä mahdollisesti tuotteet tuoterekisteristä, Kun sopimuksen päättymispäivä lähenee, järjestelmä ilmoittaa sopimusvastuuhenkilölle sopimuksen uusimisen olevan lähellä ja henkilö voi tämän jälkeen alkaa neuvottelemaan uutta sopimusta asiakkaan kanssa. Sopimus voi vaikuttaa myös asiakkaan hinnoitteluperusteisiin.

Yrityksellä, jolla on paljon referenssejä ja toimialalla on tapana tarjouspyynnöissä pyytää hyvinkin kohdennettuja referenssejä, on hyvä olla järjestelmä tätä varten. Referensseistä tallennetaan kaikki olennainen tieto järjestelmään ja näin niiden hakeminen eri käyttötarkoituksia varten on tehokasta. Tarjousta varten haetaan oikeat referenssit ja tulostetaan ne tarjouksen liitteeksi vaikkapa pdf-muodossa.

Projektien avulla voidaan hallita erilaisia joukkoja henkilöitä sekä heille kuuluvia tehtäviä. Projektinhallinnan avulla luodaan toimitusprojektille vaiheet ja niiden aikataulut. Vaiheille liitetään henkilöt sekä tehtäviä. Tehtävät voivat nousta henkilöiden työpöydälle ja tehtävistä saa muistutuksia. Projektiin voidaan myös liittää laskuja ja lasku voidaan ajastaa olemaan laskutusvalmis esim. kun tietty projektin vaihe kuitataan valmiiksi.

Mikäli yritys tai organisaatio järjestää erilaisia tapahtumia, olivatpa ne sitten isompia seminaareja tai pienempiä koulutuksia tai kursseja, liittyy toimintaan hyvin paljon erilaisia liikkuvia osia. Tapahtuma tulee suunnitella ja budjetoida ja tehdä päätös millaisella osallistujamäärällä tapahtuma kannattaa järjestää. Tapahtuman tiedot tulee saada julkaistua verkkosivuilla ja kytkeä ilmoittautuminen ja sen maksu verkkokauppaan. Kun ilmoittautuminen saadaan verkkokaupasta järjestelmään, voidaan niitä hallinnoida yhdestä paikasta ja esim. lähettää ennakkomateriaalit ja muut muistutusviestit yhdenmukaisena järjestelmästä. Myös laskutusaineisto voidaan luoda järjestelmästä.

Erilaisten asiakaspalvelupyyntöjen hallinta kannattaa keskittää yhteen järjestelmään. Kun palvelupyyntö saapuu, siitä luodaan automaattisesti järjestelmään tiketti, jota voidaan käsitellä järjestelmässä. Pyynnön tekijältä voidaan tiedustella lisätietoja ja kaikki viestintä tallentuu samaan paikkaan eikä ole vain yhden työntekijän sähköpostissa piilossa. Järjestelmä antaa näin tärkeää tietoa siitä, kuinka paljon palvelupyyntöjä yritykselle tulee, missä ajassa ne ratkotaan ja esim. onko kenties tiettyjä asiakasryhmiä, jotka kuormittavat asiakaspalvelua erityisen paljon. Kun tiedosta tunnistetaan kehitettäviä kohteita, voidaan asiakaspalvelua kehittää ja asiakastyytyväisyys paranee.