WordPress automatisoinnin apuvälineenä vähentämässä turhauttavia tehtäviä

WordPress REST API

WordPressissä on valmiiksi kohtuullisen mukavasti käytettävä rajapinta REST API, jonka välityksellä voidaan lukea ja päivittää WP:llä rakennettuun verkkopalveluun tietoja, kuten esim.

Myös itse tehtyihin lisäosiin eli plugareihin voi toteuttaa vastaavan rajapinnan.

Rajapinnan käytön autentikointi, siis oikeus lukea ja/tai kirjoittaa tietoa, voidaan toteuttaa joko:

a) käyttämällä yksinkertaisesti WP-tunnusta ja salasanaa tai
b) lisäämällä edelliseen vielä hitusen lisää tietoturvaa esim. JSON Web Tokens (JWT) avulla.

Liitettävä järjestelmä

Toiminnanohjausjärjestelmän aka ERP:in tai muun verkkopalveluun liitettävän järjestelmän tulee vain kyetä tuottamaan JSON:ia ja tukemaan valittua autentikointitapaa. Lisäksi olisi hienoa, mikäli tämä järjestelmä myös antaisi kirjoittaa rajapintansa välityksellä dataa sisään järjestelmään. Mikäli näin ei ole, järjestelmään on yleensä mahdollista liittää toinen, esim. sanomanvälitysjärjestelmä, joka toimii tulkkina järjestelmän ja WordPressin välillä muuttaen tiedot kummankin järjestelmän tukemaan muotoon.

Näin WordPressiä voi hyödyntää eri käyttökohteissa

1. Verkkopalvelun asiakkaiden ja käyttäjien hallinta

Mikäli verkkopalvelussa on käyttäjiä, esim. tilausjärjestelmän asiakkaita, joilla on mahdollisuus tilata tuotteita laskulle, kannattaa käyttäjät ja asiakastiedot tuoda verkkopalveluun ERP:stä tai CRM:stä, mikä ikinä toimiikaan em. tiedon pääasiallisena lähdejärjestelmänä.

ERP:ssä oleva asiakastieto asiakasnumeroineen sekä asiakkaan kontaktit/henkilöt tuodaan WordPressiin käyttäjiksi. Samalla käyttäjät roolitetaan WordPressissä siten, että heillä on esim. eri näkymät sekä hinnat verkkopalvelussa. Myös erilaisia toimintoja, esim. tuotteen asiakaspalvelukanavan käyttö voidaan sallia rooliin perustuen.

Hyötynä on, että asiakas- ja käyttäjätietoja ei tarvitse erikseen perustaa ja hallita verkkopalvelun ylläpitokäyttöliittymän kautta, vaan se tapahtuu automaattisesti yhtä aikaa muiden asiakkuudenhallintaprosessien yhteydessä.

2. Tilaustietojen haku WordPressistä

Verkkopalvelussa on lomake, jolla voidaan tehdä tilaus. Kyseessä voi olla myös Verkkokaupan tilauslomake.

ERP ajastetaan kyselemään verkkopalvelusta esim. 5 min välein, onko uusia tilauksia tallentunut WordPressiin. Mikäli uusia tilauksia on tullut, haetaan tieto ERP:iin ja muodostetaan tilaussanoma jatkokäsiteltäväksi.

Näin vältetään tilausten käsin syöttäminen esim. sähköpostista ERP:iin. Tätä samaa ajatusta voidaan käyttää lähes kaikkiin WordPressillä rakennetun verkkopalvelun kautta tuleviin tietoihin, esim. yhteydenotot, tarjouspyynnöt jne.

3. Tuotetietojen vienti WordPressiin

Verkkopalvelussa on paljon tuotteita tuoteluettelon tai verkkokaupan muodossa. Tuotteiden tietoja on tarve päivittää kohtuullisen usein jo pelkästään varastosaldon vuoksi. Lisäksi päivittäjiä on useita, eikä heillä ole muuta tarvetta päästä esim. WordPressin ylläpidon kautta päivittämään tuotetietoja.

ERP:iin tms. tuotetietojen hallintaan tarkoitettuun järjestelmään rakennetaan toiminto, joka lähettää päivitykset joko automaattisesti tai ns. napin takaa WordPressiin verkkopalveluun julkaistavaksi. Yhtälailla tuote saadaan ERP:n kautta pois verkkosivuilta näkyvistä. Mikäli ERP:n tuotetietokentät ovat (kuten ne hyvin usein ovat) riittämättömiä ns. rikkaan tuotesisällön esittämistä ajatellen, voidaan välille asentaa järjestelmä, jolla tuotedataa rikastetaan esim. erilaisilla kentillä: kuvat, videot, kuvaukset, linkit, painikkeet muualle sekä liitetiedostojen lisäämismahdollisuudella ennen tietojen siirtoa verkkopalveluun.

Loppukäyttäjät saavat riittävästi laadukasta ja ajantasaista tietoa tuotteista sekä niiden saatavuudesta. Tuotteiden ylläpito tapahtuu yhdestä paikasta ja tietokannasta WordPressillä toteutetun verkkopalvelun toimiessa pelkästään tietojen näyttäjänä.

4. Asiakaspalvelun tehostaminen – tilausten seuranta

Verkkopalvelun kautta asiakkaat tilaavat tuotteita, jotka eivät ole ns. ”out of the box” vaan tuote toteutetaan tilauksen mukaan, ts. räätälöidään. Asiakas jättää tilauksen, saa emailiin tilausvahvistuksen ja jää odottamaan tuotetta. Tilausvahvistuksessa kerrotaan asiakkaalle, että toimitusaika on 4 viikkoa.

Tilauksen päädyttyä ERP:iin, alkaa tilatun tuotteen valmistaminen asiakkaalle. Valmistusprosessin aikana eri vaiheista kertyy tietoa ERP:iin. Tämä tieto on mahdollista viedä WordPress:iin ja sitä kautta asiakkaalle kirjautumisen takana olevaan käyttöliittymään.

Asiakas pystyy seuraamaan tuotteen valmistumista ja kenties tekemään tilaukseensa muutoksia ennen tiettyjä valmistumisvaiheita – vaikkapa vaikuttamaan tuotteen väriin tai muuhun ominaisuuteen. Valmistaja puolestaan voi tiedustella asiakkaalta tuotteeseen toivotuista yksityiskohdista valmistusprosessin aikana.

Usein edellä mainitun tyyppiset ratkaisut mielletään isoiksi jutuiksi suunnitella ja toteuttaa, mutta välttämättä aina näin ei ole, eikä tarvitse puhua megalomaanisen kokoisista tietojärjestelmäprojekteista. Mikäli järjestelmissä on toimivat rajapinnat, homma helpottuu huomattavasti. Ensimmäinen automaatio on se työläin, ja sen jälkeen samaa mallia voidaan toistuvasti hyödyntää huomattavasti nopeammin ja tehokkaammin. Toivottavasti kirjoitus avasi uusia ajatuksia siitä, miten tehostaa toimintaa automatisoimalla prosesseja organisaatiossanne 🙂

Tehdäänkö teillä turhauttavia manuaalisia töitä?

Jos kyllä, näitä voi vähentää myös verkkopalveluiden avulla  automatisoimalla datan kulkua teidän ja sidosryhmienne välillä. Klikkaa alta linkkiä ja varaa juttutuokio – katsotaan voimmeko auttaa teitäkin.

Varaa aika kalenteriin