Siirry sisältöön
Tulevana perjantina 25.5., aletaan soveltamaan uutta EU:n tietosuoja-asetusta (General Data Protection Regulation, GDPR) joka korvaa henkilötietodirektiivin ja kansalliset tietosuojalait (Suomessa henkilötietolaki). Sen vuoksi onkin tärkeä pysähtyä miettimään tietoturvaa hieman laajemmin osana yritysturvallisuutta.
Organisaation turvallisuus ja tietoturva
Tietoturva on paljon muutakin kuin salasanoja ja virustorjuntaa. Kuten syksyllä saimme huomata, esimerkiksi Ruotsissa havaittiin, että jopa valtion hallinto voidaan saada tietovuodon vuoksi sekaisin. Tietoturvalla tarkoitetaan niitä hallinnollisia ja teknisiä toimia, joilla varmistetaan se, että:
- tiedot ovat vain niiden käyttöön oikeutettujen saatavilla,
- tietoja eivät voi muuttaa muut kuin siihen oikeutetut,
- tiedot ja tietojärjestelmät ovat niiden käyttöön oikeutettujen hyödynnettävissä.
Tietosuojalla puolestaan tarkoitetaan ihmisten oikeutta omiin henkilötietoihinsa. Toimenpiteet tietoturvallisuuden toteuttamiseksi voidaan jakaa alla olevan kuvan mukaisesti kahdeksaan toimenpidealueeseen.
- Hallinnollinen turvallisuus pitää sisällään kaiken tietoturvallisuuden johtamisen, suunnittelun, valvonnan ja varautumisen.
- Henkilöstöturvallisuus pitää sisällään henkilöstön koulutuksen ja ohjauksen tietoturvallisiin toimintatapoihin. Lisäksi henkilöstöturvallisuus tarkoittaa joillain aloilla turvallisuusselvityksiä ja luotettavuuden arviointia.
- Fyysinen turvallisuus tarkoittaa mm. toimitilojen suojausta eli kulunvalvontaa, aitaamista jne.
- Tietoliikenneturvallisuuteen kuuluvat esim. luotettavat tietoverkot, palomuurit, virustorjunnat sekä erilaiset salauskäytännöt.
- Laitteistoturvallisuus tarkoittaa sitä, että laitteistoihin ei pääse ulkopuoliset käsiksi, varaudutaan laitteistorikkoihin jne.
- Ohjelmistoturvallisuus tarkoittaa sitä, että huolehditaan päivitykset kuntoon, käytetään luotettavia ohjelmistoja ja käytetään niitä oikein.
- Tietoaineistoturvallisuus puolestaan pitää sisällään pohdintaa siitä, missä erilaisia tietoja on turvallista säilyttää, kenellä on oikeus päästä näkemään niitä, onhan varmuuskopioinnista huolehdittu jne.
- Käyttöturvallisuus tarkoittaa sitä, että laitteita ja ohjelmistoja on turvallista käyttää. Ei ole sähköiskujen vaaraa, ei kompastumisvaaraa eikä myöskään vaaraa, että hakkeri seuraa tekemisiä tietokoneen kameran välityksellä.
Riskien hallinta
Kaikkiin näihin edellä mainittuihin organisaation turvallisuuden toimenpidealueisiin kuuluu riskien hallinta. Jotta erilaisiin riskeihin osataan varautua, ne täytyy ensin tunnistaa. Kannattaa miettiä, mikä kaikki voi mennä pieleen ja mitä siitä seuraa. Mikäli luottamukselliset tiedot joutuisivat vääriin käsiin, mitä siitä seuraisi ja kenelle? Mitä jos me olisimmekin huomenna iltapäivälehtien lööpeissä; mitä siitä seuraisi?
Riskinhallinta on ennakoiva, suunnitelmallinen ja järjestelmällinen prosessi johon osallistuvat kaikki organisaation työntekijät, kukin oman roolinsa vaatimalla tavalla. Riskinhallinta täytyy ensin suunnitella huolella, sen jälkeen huolehditaan pitkäjänteisesti että käytännöt muuttuvat. Tämä vaihe on se pitkä ja puuduttava vaihe, mutta kun tätä jaksetaan tarpeeksi kauan ja sinnikkäästi toteuttaa, organisaatioon muodostuu lopulta tietoturvallinen toimintakulttuuri. Riskinhallintaa tulee seurata säännöllisesti, sitouttaa koko organisaatio toimimaan suunnitelmien mukaisesti ja huolehtia kommunikoinnin ja raportoinnin sujuvuudesta. Jokaiselle riskille on myös hyvä nimetä omistaja, jonka vastuulla ko. riskin hallinta on.
On myös hyvä suunnitella, mitä sitten tehdään, jos riski toteutuu. Yrityksen on pystyttävä palautumaan normaaliin toimintaan mahdollisimman nopeasti. Kannattaa tehdä kattava toipumissuunnitelma, jossa on ohjeet toimenpiteistä mm. tärkeimpien tietojen pelastamiseksi sekä ohjeet varajärjestelmän käyttöön siirtymisestä. Miten toimitaan tulipalon yhteydessä? Mitä tehdään jos hakkeri iskee? Miten saadaan toiminta jatkumaan kaikesta huolimatta?
Riskien tunnistamiseksi ja hallitsemiseksi voidaan muodostaa ”läjä dokumentteja”. Toisaalta tarvittavat suunnitelmat voivat olla pienessä yrityksessä yksien kansien sisällä. Riskien tunnistamiseen, analysointiin, kustannuslaskentaan yms. löytyy lukuisia erilaisia työkaluja ja työtapoja. En mene niihin nyt tarkemmin; kukin valitsee omalle organisaatiolleen parhaan toimintatavan. Pääasia kuitenkin on, että jos ei aloittanut näiden asioiden pohtimista jo eilen tai vuosia sitten, aloittaa jostakin nyt. Tänään.
Kuten jo alussa mainitsin, EU:n uusi tietosuoja-asetusta aletaan soveltaa perjantaina 25.5. ja se pakottaa organisaatiot kiinnittämään tietoturvaan ja sitä kautta riskien hallintaan entistä enemmän huomiota.
Lähdemateriaali:
Sovelto Oy, Jukka Vuolan koulutusmateriaali