Siirry sisältöön
Kuinka paljon sinä käytät työajastasi aikaa tiedon etsimiseen useista eri järjestelmistä? On yrityksen virallisia järjestelmiä kuten CRM ja epävirallisia kuten esimerkiksi Dropbox. Asiakkuudesta tallennetut tiedot voivat olla hajautettuna useampaan järjestelmään, jolloin tiedon etsintään voi kulua turhankin paljon aikaa ja vaivaa. Työntekijöiden työajasta jopa puolet voi kulua siihen, että he järjestelevät, jäsentelevät ja etsivät tietoa eri paikoista.
Haluaisitko siis elää maailmassa, jossa etsit tietoa kuin etsisit oikeaa kappaletta oikealta levyltä CD-levykokoelmasta? Vai maailmassa, jossa voit etsitä tietoa yhtä helposti ja nopeasti kuin etsit tietyn artistin tai kappaleen Spotifysta?
Digital Oulu 2018 -tapahtuman kolmannessa keynote-puheenvuorossa keskityttiin älykkään tiedon hallintaan M-Filesin Arttu Hujasen johdolla. On sanomattakin selvää, että jäykät ja huonot tiedonhallinnan järjestelmät ajavat yrityksen työntekijöitä käyttämään vaihtoehtoisia järjestelmiä esimerkiksi projektinhallinnassa. Tiedon hajauttaminen aiheuttaa kuitenkin ongelmia yrityksille, sillä tällöin yrityksen omat tai asiakkaan tiedot voivat olla täysin sen hallinnoinnin ulottumattomissa.
Tiedon määrä kasvaa, pysytkö mukana vauhdissa?
Hujasen mukaan tiedon määrä tulee tulevaisuudessa tuplaantumaan hurjaa vauhtia. Täten älykäs tiedonhallinta tulee olemaan entistä keskeisemmässä osassa yritysten toimintaa. Hujasen mukaan myös tietotyön määrä tulee kasvamaan perinteisissä ammateissa entisestään. Älykkäälle tiedonhallinnalle on siis tarvetta, mutta myös kysyntää.
Ongelma tämänhetkisessä tiedonhallinnassa on se, että perinteiset mallit, miten yritysten ongelmia tiedonhallinnassa yritetään ratkaista, eivät toimi. Jäykät tiedonhallinnon ratkaisut johtavat Hujasen mukaan aina pienimuotoiseen kaaokseen. Tällöin innovatiivisuus ja tuottavuus kärsivät. Mitä enemmän yritetään tehdä niin kuin on totuttu tekemään, sitä huonommassa jamassa yritysten tiedonhallinta itseasiassa on.
Älykästä tiedonhallintaa
Hujasen mukaan tiedonhallinnan tulee olla dynaamisempaa, joustavampaa ja sopeutuvampaa. Järjestelmien pitää olla hallittavissa, mukautettavissa ja niiden käyttöönotto tulee olla helppoa. Tärkeää on huomioida myös erityisesti tiedonhallinnan järjestelmien käytettävyys, joka tulee nostaa uudelle tasolle.
M-Filesilla uskotaan, että tiedonhallinnan tulee olla älykästä. Älykäs tiedonhallinta tarkoittaa, että tieto on käytettävissä riippumatta siitä, missä se sijaitsee. Myös tekoälyä tulee pystytä hyödyntämään jokapäiväisessä tiedonhallinnan työskentelyssä. Ja älykäs tiedonhallintahan on M-Filesin ydinosaamista. M-Files yhdistää tiedon kaikista yrityksen tietolähteistä yhteen paikkaan saataville.
Tärkeää tiedonhallinnassa on myös se, että tieto on saatavilla helposti silloin, kun sitä tarvitsee. Työskentelit sitten älypuhelimella, tabletilla tai tietokoneella, sama tieto tulisi olla vain muutamien klikkausten päässä laitteesta riippumatta.
Tiedon määrä siis kasvaa jatkuvasti. Miten sinun yrityksessäsi hallitaan kaikki tämä tieto? Entä kummassa maailmassa teidän yrityksessänne eletään, CD-levy vai Spotify-maailmassa?