Siirry sisältöön
Seuraavassa kokemuksiini perustuen listaukset ”must have”-sovelluksista intranetiin. Toki osan voi korvata kevyemmillä toiminnoilla – vaikka lähetellä sähköpostia vanhaan malliin tai pitää dokumentit edelleen omilla työasemilla, mutta suosittelen vahvasti vaihtamaan joko pilvipalveluihin tai omaan intranet-järjestelmään. Etuna tässä on tiedon löytämisen ja jakamisen helpottaminen. Lisäksi säästät selvää aikaa tehdä työsi tehokkaammin.
1. Työpöytä
Työpöytä (vrt. kotisivu verkkosivuillasi) koostaa kaiken tärkeän ja mielellään personoidusti vain sinulle tärkeän tiedon yhteen näkymään. Erilaiset ikkunat tai portletit näyttävät kaikille yhteisten uutisten lisäksi tiimisi uutiset sekä mitä töitä sinulla on tullut työjonoon. Voit näppärästi aloittaa hakemaan dokumenttia tai katsoa ketkä työntekijät ovat tänään reissussa ilman, että availet erikseen Outlookin kalenterista muiden työkavereidesi kalentereita.
2. Ajankohtaiset ja uutiset
Tämä on jo aika ”paseé” juttu, mutta edelleen kärkipään asioita intranetissä. Tällä korvataan koko organisaatiollesi menevät massasähköpostit ja uutinen julkaistaan vain intranetissä. Uutisia voi olla eri tasoisia ja eri käyttäjäryhmille kohdennettuina. Mikäli jokin uutinen tai tiedote on tärkeää juuri nyt, korostetaan se esim. ”PostIt”-lapun tyylisesti näkymään työpöydälle. Uutiset siirtyvät automaattisesti arkistoon, kun uutinen ei ole enää niin ajankohtainen. Tarvittaessa uutisia tuodaan esim. RSS-syötteiden kautta intraan tai voipa jokin ulkoinen järjestelmäkin, esim. ERP tai CRM, triggeröidä automaattisesti uutisen ulottuvillesi.
3. Kalentereita on monenlaisia
Kalenterinäkymällä (kuukausi, viikko, päivä) saadaan visuaalisesti näytettyä näppärästi mitä on tulossa tai mitä tapahtui. Markkinointiporukka laatii markkinointikalenterin intraan, jotta muukin väki tietää, milloin se Google AdWords -kamppis lähtee käyntiin tai milloin postitamme asiakkaille uutiskirjeen uudesta tuotteestamme eikä soittaville asiakkaille tarvitse ihmetellä huuli pyöreänä, että mistä tuotteesta nyt oikein kyselet. Firman tapahtumat, viralliset ja epäviralliset ilmoittautumisineen saadaan myös näkyville. Mikäli tuotantoprosessinne on aikaan sidottua ja suunnitteluun ei vielä löydy ERP:stä riittävää tukea, voidaan kalenterin avulla helpottaa myös tuotannon työtä.
4. Tekstit, kuvat ja muut sisällöt
Kaikki sisältö on hyvä pukata intranettiin jonkinlaisen julkaisujärjestelmän välityksellä (CMS, Content Management System in english). Hyvä CMS tukee käyttäjärooleja, julkaisuprosessia sekä erilaisia rikkaita sisältöjä kuten videoiden upottamista jne. Tokihan sisällöt voi laittaa intraan myös dokumentteina, mutta suoraan sanottuna aika montaa infoa on mukavampi lukea suoraan selaimen ruudulta kuin PDF:nä – varsinkin mobiililaitteilla.
5. Dokumentit
Erilaiset laajemmat sisällöt laitetaan intraan dokumentteina. Mikäli dokumentteja tulee paljon järjestelmään, on ne hyvä luokitella ja kansioida dokkareiden löytämisen helpottamiseksi. Myös hakutoiminto tulee löytyä. Dokumenteille voidaan luoda erilaisia oikeuksia, koskapa esim. ihan aina johtoryhmä ei tunne kipinöivää tarvetta jakaa kaikkia dokumentteja koko organisaation käyttöön.
6. Hakutoiminnot
Oletusarvoisesti haku osaa aina hakea sivujen, uutisten, tapahtumien ja muiden sovellusten sisällöistä huomioiden käyttäjärajoitukset. Intranetin haku olisi hyvä saada toimimaan dokumenttien sisällöstä. Yleisimpien Office dokumenttien sekä PDF:n luku olisi vähintäänkin suotavaa, mutta joskus joudutaan tyytymään hakuun, joka hakee ainoastaan dokumenttien tiedostonimestä ja mahdollisista meta-tiedoista ja tageista.
7. Pikalinkit ja oikopolut
Usein intranet toimii myös työpöytänä, josta on hyvä löytyä linkit useimmin käytettyihin muihin sisäisiin tai ulkoisiin sovelluksiin. Nämä laitetaan linkkeinä intranetiin ja jos mahdollista, niin jokainen voi vielä personoida oman listansa linkeistä. Toki tämän voisi kiertää selaimen suosikeilla, mutta sinne tahtoo kertyä kaikenlaista muutakin kuin nämä töissä tarvittavat tärkeät linkit.
8. Poissaolot
Jonkinlainen tiedote tai kalenteri on hyvä olla kertomassa siitä, ketä meitä on tänään toimistolla ja kuka on esim. jossain seminaarissa toisella paikkakunnalla – siis poissa, mutta tavoitettavissa, paitsi illalla, ja aamulla aikaisten. Tämä voidaan hoitaa poissaolo-sovelluksella ja pidemmälle vietynä sovellusta voidaan käyttää myös kevyesti HR:n apuna palkka- ja lomapäiviä laskettaessa.
9. Käyttäjähallinta
Intranet tulee mitä useimmin organisaation IT:n vastuulle, olipa kyseessä sitten osastollinen tekniikan väkeä tai sitten kotona nämä jutut vastuulleen saanut mikropönkkä. Kun käyttäjähallintasovellus on helppokäyttöinen ja esim. integroitu suoraan vaikkapa Active Directoryyn niin kirjautumisen kuin käyttöoikeuksien osalta, IT:n työkuorma helpottuu huomattavasti.
10. Kirpputori
Tämä on ihan ehdoton…no ei vaitenkaan. Kyllä osto/myynti-palstan voi intranetiin laittaa, mutta kokemukseni mukaan se kuopataan aika äkkiä käytöstä.
Tässä oli oman urani aikana tullut TOP-lista. Näiden lisäksi sitten tulee varsinaiset tehostusta ja paperin tai excelin pyörittelyn uudelle digitalisaation tasolle vievät asiakaskohtaiset toiminnot, jotka tuovat suoraan joustoa, tehokkuutta, kustannussäästöjä jne. liiketoimintaanne. Sosiaalinen intranet on myös tätä päivää, mutta ainakin meillä ne ovat painoarvoltaan ainakin vielä jääneet kakkoseksi em. listaan verrattuna. Kysäise toki lisää, mikäli toiminnan tehostaminen ja digitalisointi on teillä mietinnässä. Katso tästä minkälaisia intranet-ratkaisuja pystymme teille toteuttamaan!