Siirry sisältöön
IGL-Technologies Oy oli kasvanut vahvasti ja työntekijöiden määrä oli kaksinkertaistunut vain muutamassa vuodessa. Tiedonkulku oli aiemmin hoitunut yrityksessä epävirallisesti, mutta kasvun myötä tarve jäsentyneemmälle ja keskitetylle tiedonjaolle kasvoi. Yritys halusi paikan, josta jokainen työntekijä voisi löytää tarvittavan tiedon nopeasti ja vaivattomasti. Vakuutimme IGL:n referensseillämme ja helppokäyttöisellä ratkaisullamme ja pääsimme tekemään yritykselle intranetiä, joka ratkaisisi sisäisen viestinnän haasteet.
IGL:lle oli tärkeää, että intranet ei olisi pelkkä tiedostonhallintajärjestelmä. Yritys kaipasi monipuolista ja helppokäyttöistä alustaa, joka toimisi sisäisen viestinnän työkaluna ja kokoaisi yhteen yrityksen uutiset, työnteon käytänteet ja työntekijöitä koskevat ohjeistukset. Intranettiin haluttiin integroida perinteisten työohjeiden ja perehdytysmateriaalien lisäksi tärkeimmät Google Drive -kansiot, yhteystiedot (omat ja yhteistyökumppanit), ajankohtaiset uutiset, tulevat tapahtumat, pienet tiedotettavat sekä reagointia vaativat tiedotteet.
Hain tietoa yrityksistä, jotka ovat tehneet yrityksille intranettejä. Lisäksi intran tuli olla helppokäyttöinen, joten se piti toteuttaa alustalle, jota on helppo oppia käyttämään. Nämä kaikki kriteerit tuntuivat yhdistyvän Verkkoaseman kohdalla. Verkkoasema vaikutti olevan asiakaslähtöinen yritys sekä heidän kokemuksensa intranetien luomisesta oli laajaa.
Viestintäasiantuntija Tiia Hätönen / IGL-Technologies Oy
Työntekijöiden toiveet ja tarpeet huomioon
Aloitimme projektin kartoituspalaverilla, jossa IGL:n työntekijät pääsivät ääneen. Kuuntelimme tarkkaan heidän toiveensa ja tarpeensa, ja WordPress-pohjainen intranet alkoi rakentua niiden pohjalta. Pidimme tiiviisti yhteyttä IGL:ään koko projektin ajan, varmistaen, että lopputulos vastaa tarkasti heidän tarpeitaan ja toiveitaan.
Työntekijöiden kanssa keskustellessa tuli esille, että verkkosivustolla piti huomioida ihmisten erilaiset tiedonhankintatavat. Otimme tämän huomioon käyttöliittymäsuunnittelussa niin, että perinteisen valikon ja sivustohaun lisäksi suunnittelimme sisällysluettelon, johon voi koota kaikki (halutut) sivut loogiseksi sisältöpuuksi. Valikko jäi näin kaikkein tärkeimpien ja yleisimpien sisältöjen esiin nostamiseen.
Ulkoasullisesti toimme käyttöliittymään wikimäistä tyyliä: tyyli on selkeä ja minimalistinen, sisältöä voi editoida suoraan artikkelin headeristä ja pitkillä sivuilla on oma sisäinen sisällysluettelonsa.
Toteutimme intranetin WordPressillä mahdollisimman kevyenä toteutuksena ilman ylimääräisiä lisäosia. Integroimme sisäänkirjautumisen Google-palveluihin ja upotimme myös tiedostojen selailun Google Drivesta WordPressiin.
IGL:n Intranet on kokonaan sisäänkirjautumisen takana. Peruskäyttäjiltä piilotettiin WordPressin sisäänkirjautuneiden yläpalkki, jotta se ei häiritse Intranetin (luku)käyttöä.
Tiedonhaku intranetistä on nyt helppoa
IGL:n intranet keskittää nyt kaiken oleellisen tiedon yhteen paikkaan, mikä parantaa yrityksen sisäistä viestintää ja tehokkuutta. Enää tieto ei liiku monipolvisissa sähköpostiketjuissa ja katoa pikaviestimien syötteeseen, vaan kaikki tarvittava tieto löytyy yhdestä ja samasta paikasta. Intranet onkin osoittautunut IGL:ssä menestykseksi. Työntekijät arvostavat alustan helppokäyttöisyyttä ja sitä, miten nopeasti he voivat nyt löytää tarvitsemansa tiedon.
Intranetissä sisältöä ja sivuja on paljon enkä UX-suunnittelijana halunnut, että valikossa on kymmeniä, jopa satoja, linkkejä. Eri navigointitapojen huomioimisella pyrittiin siihen, että tarvittavat tieto löytyy nopeasti ilman liian pitkiä klikkauspolkuja, jotta a) tieto on saatavilla ja b) sitä myös siten hyödynnetään. Esimerkiksi toimintatapojen yhdenmukaistamisessa tärkeää, että työohjeet on selkeästi kaikkien saatavilla.
Tekninen asiantuntija Minna Perälä / Verkkoasema Oy
mitä MIELTÄ IGL:ssä ollaan yhteistyöstä?
Yhteistyö oli sujuvaa alusta loppuun. Verkkoaseman tiimi oli aktiivisesti yhteydessä ja piti IGL:n ajan tasalla projektin etenemisestä. Projektissa otettiin heti mukaan kaikki halukkaat, ja työntekijät pääsivät kertomaan tarpeensa koskien tulevaa intraamme. Kaikki toiveet ja tarpeet otettiin huomioon, ja projekti valmistui suunnitellussa aikataulussa ilman viivästyksiä. Myös julkaisun jälkeen Verkkoasema on ollut tavoitettavissa ja avuksi mahdollisten haasteiden ilmetessä.Suurin hyöty on ollut se, että kaikki työntekijöiden työntekoa koskeva tieto on yhdessä paikassa helposti löydettävissä ja saatavilla. Tieto pysyy intrassa saatavilla, toisin kuin esimerkiksi pikaviestimien syötteessä, jossa ne katoavat viestitulvan alle nopeasti.
Viestintäasiantuntija Tiia Hätönen / IGL-Technologies Oy
Lue myös blogimme Intranet vai Teams – Miten teillä viestitään?
IGL-technologies oy
- IGL-Technologies Oy on tamperelainen yritys, joka on perustettu vuonna 2009
- Erikoistunut digitaalisen muutoksen toteuttamiseen pysäköinnin hallinnassa
- Erikoisalana etäohjattavat sähköautojen latauslaitteet sovellus- ja järjestelmätasolle aina kuluttajista teollisuudelle
- Liikevaihto vuonna 2022 5,3 miljoonaa euroa
- Työntekijöitä 30 henkilöä
Tuotetut palvelut
tarvitsetteko tekin sisäiselle viestinnälle uutta kotipesää?
Varaa juttuhetki tuotantojohtajamme Jonin kanssa!
